Regelung Probandengelder

Laufzettel – Zuschüsse zu Abschlussarbeiten – BAR

Laufzettel – Zuschüsse zu Abschlussarbeiten – UNBAR

Bei Verständnisproblemen bitte an Betreuer wenden.
Probandengelder können nur mittels Bargeld (ohne Umweg über eine Privatverauslagung) oder unbar mittels Banküberweisung über das Servicezentrum Finanzen vorgenommen werden. Beide Möglichkeiten sind korrekt und gleichrangig
Andere Möglichkeiten sind ab sofort nicht mehr möglich. Eine Erstattung von Sachmitteln (z. B. Gutscheine, Geschenke etc.) kann und darf nicht mehr erfolgen.
Erstattung mittels Bargeld
Über die Zahlstelle wird mittels „Muster30-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen“ Bargeld ausgezahlt. Die Probanden erhalten Ihre Aufwandsentschädigung gegen Empfangsquittung. Unterlagen für das Studiendekanat:

 

Bitte beachten Sie, dass bei der Barzahlung durch die Zahlstelle das Muster30-Auszahlungsanordnung von der Studiendekanin unterschrieben werden muss.

 

Erstattung UNBAR mittels Banküberweisung über das Servicezentrum Finanzen:
Die Überweisung an die Probanden erfolgt mittels Sammelüberweisung durch das Servicezentrum für Finanzen. Unterlagen für das Studiendekanat, u. a. auch zur Weiterleitung an das Servicezentrum Finanzen:
  1. Formblatt für den Abruf von bereits genehmigten Mitteln aus Studienbeiträgen
  2. Formblatt für Antrag auf einen Zuschuss aus Studienzuschüssen für Bachelor- Master- und Diplomarbeiten
  3. Zusammenfassung der Probanden auf einer Liste
  4. ausgefüllte Exceldatei „Massenanlage – Kreditoren“ – bereitzustellen per eMail an das Studiendekanat studdek.hw@uni-wuerzburg.de
  5. Sammelauszahlungsanordnung
  6. ausgefüllte Exceldatei „Sammelauszahlung – Kreditorenrechnungen“ – bereitzustellen per eMail an das Studiendekanat studdek.hw@uni-wuerzburg.de
Die Punkte 4, 5 und 6 sind ergänzt worden, da hier die Überweisung über das Servicezentrum Finanzen erfolgen muss.
Zur Transparenz nachfolgender Auszug aus dem Mailverkehr zwischen Studiendekanat und dem Servicezentrum Finanzen:
Zitatanfang:
…Zahlungen an Privatpersonen (hier die Studienteilnehmer) müssen grundsätzlich dem Finanzamt gemeldet werden (Mitteilungsverordnung).
Daher ist eine direkte Zahlung an den Geldempfänger (ohne Umweg über eine Privatverauslagung) die richtige und normalerweise die einfachste Lösung.
 
Für besonders viele Empfänger – wie in Ihrem Fall – bietet die Zentrale Buchhaltung die Möglichkeit einer Sammelauszahlungsanordnung. Hier können mehrere Empfänger mit Hilfe einer Excel-Liste benannt werden. Die Zahlungen erfolgen direkt von der Uni an die Empfänger. Die Empfänger werden an das Finanzamt gemeldet. Alles geht seinen regulären Weg.
 
Für Mitarbeiter, die Ausgaben privat verauslagen und sie sich im Nachhinein erstatten lassen, gibt es das Formular für Auslagenerstattung (Anhang).
Diesem Formular müssen alle notwendigen Belege (Rechnungen) und bei unbaren Zahlungen zusätzlich eine Überweisungsbestätigung beigefügt werden.
Im Formular ist explizit auch die Verauslagung an Dritte genannt. Alle derartigen Fälle müssen der Zentralen Buchhaltung mitgeteilt werden, damit die Pflichten aus der Mitteilungsverordnung (Meldung der Zahlungen an das Finanzamt) erfüllt werden können.
Ich kann Ihnen also nur empfehlen, die Zahlungen über das Servicezentrum Finanzen mit Hilfe einer Sammelauszahlungsanordnung abzuwickeln.
 
Wenn davon abgewichen werden soll (Privatverauslagung und nachträgliche Auslagenerstattung) müssen alle Einzelfälle an das Servicezentrum Finanzen gemeldet werden. Da es sich hier um viele Einzelfälle und damit viel Aufwand für alle Beteiligten handeln wird, sollten Sie dieses Vorgehen vorab mit der Internen Revision abstimmen….“
Zitatende
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